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Recursos: guías para transportistas de cargo van, box truck y hot shot
Guías prácticas para manejar un pequeño negocio de transporte: cómo funciona una carga, cómo elegir el equipo, costo por milla, documentos para brokers, factoring, rate cons, cómo elegir un despachador, un glosario y una lista de arranque.
Cómo funciona una carga, de principio a fin
Los mismos ocho pasos se repiten en cada carga, ya maneje una cargo van, un box truck o un hot shot.
- 1
Búsqueda
La carga se encuentra en un load board o un broker que conoce su equipo la ofrece directamente.
- 2
Verificar al broker
Confirme la autoridad, el crédito y los plazos de pago del broker antes de comprometerse.
- 3
Negociar
Acuerde la tarifa, las paradas, los horarios y los extras como detention, layover o TONU.
- 4
Rate confirmation
El broker envía la rate con. Lea cada línea, fírmela y devuélvala.
- 5
Recogida
Llegue a tiempo, compare la carga con el BOL, asegúrela y tome fotos.
- 6
En tránsito
Atienda los check calls e informe retrasos temprano, con el motivo y la nueva hora estimada.
- 7
Entrega
Haga firmar el BOL (el POD). Anote cualquier daño o faltante en los documentos.
- 8
Cobrar
Envíe la factura con la rate con y el POD al broker o a su compañía de factoring.
¿Cargo van, box truck o hot shot?
Cada tipo de equipo mueve carga distinta y recibe preguntas distintas de los brokers.
| Tema | Cargo Van | Box Truck | Hot Shot |
|---|---|---|---|
| Carga típica | Expedita, parciales pequeñas, última milla, autopartes | LTL, tarimas, muebles, comercio, entregas con liftgate | Parciales de plataforma: maquinaria, construcción, petróleo, vehículos |
| Lo que preguntan los brokers | Medidas de carga, capacidad, puertas, equipo o solo | Largo de caja, liftgate, altura de muelle, tarimas | Largo de plataforma, pesos nominales, correas, cadenas, lonas |
| Licencia a revisar | Normalmente bajo los límites de CDL; confirme con la etiqueta de peso | Depende del GVWR; algunos de 26 pies requieren CDL | Depende del peso combinado (GCWR); los tráileres varían |
| Tenga en cuenta | Millas vacías después de entregar en zonas con poca carga | Descargas largas y cargos de lumper | Reglas de aseguramiento, básculas y desgaste de llantas |
Solo orientación general. La licencia depende de los pesos nominales exactos, los pesos reales, la carga, la operación y la ley federal y estatal vigente.
Cómo calcular su costo por milla
El costo por milla le dice lo mínimo que puede aceptar en una carga sin perder dinero. Los brokers cotizan por milla, así que necesita su propio número antes de negociar.
Use números reales de sus estados de cuenta y recibos de combustible, y cuente todas las millas, incluidas las vacías. Recalcule cada mes: el combustible, las reparaciones y las semanas lentas cambian el número.
Costos fijos (cada mes)
- Pago o renta del camión o van
- Seguro
- Suscripciones de load board y software
- Teléfono, ELD, permisos y registros
- Costos de despacho o de oficina
Costos variables (suben con las millas)
- Combustible
- Mantenimiento y reparaciones
- Llantas
- Peajes y básculas
- Pago del chofer, si tiene uno
- Comisiones de factoring
Documentos que suelen pedir los brokers
Manténgalos al día y listos para enviar. Un paquete completo le da de alta más rápido con brokers nuevos.
- W-9
- El nombre de su negocio y su número fiscal para los registros de pago del broker.
- Carta de autoridad
- Muestra su USDOT y MC, cuando su operación requiere autoridad MC.
- Certificado de seguro (COI)
- Se pide a su agente de seguros, muchas veces con el broker como titular del certificado.
- Paquete de alta
- El formulario o alta en línea del broker: contactos, equipo y datos de pago.
- Aviso de cesión (NOA)
- Si usa factoring, indica al broker que pague a su compañía de factoring.
- Datos de pago
- Información bancaria o de factoring, enviada por un medio seguro.
Conceptos básicos de factoring
- Envía la factura, la rate con y el POD a la compañía de factoring en lugar de esperar al broker.
- El factor adelanta la mayor parte de la factura rápidamente y cobra una comisión.
- Lea el contrato: con o sin recurso, comisiones, reservas, volumen mínimo y cómo cancelar.
- Muchos factores ofrecen verificación de crédito de brokers, lo que ayuda a evitar a los que pagan tarde.
- Los PODs faltantes o poco claros son una causa común de pagos retrasados.
Lista para la rate con: revise antes de firmar
- Direcciones, fechas y horarios de recogida y entrega
- Tarifa total y pagos adicionales (paradas, detention, layover, TONU)
- Mercancía, peso, piezas y medidas coinciden con lo hablado
- Requisitos de equipo y aseguramiento (correas, lonas, barras)
- Requisitos de rastreo y reglas de check calls
- Plazos de pago y a dónde enviar la factura
- Multas o descuentos por llegar tarde o no reportar
Preguntas para cualquier despachador
Ya sea que contrate a GFS o a otro, estas respuestas protegen su negocio.
- ¿Apruebo cada carga antes de que se reserve?
- ¿Las cuentas de load board y el alta con brokers quedan a nombre de mi empresa?
- ¿Cómo se calcula la tarifa del servicio y está por escrito?
- ¿Quién atiende los check calls y el papeleo después de reservar la carga?
- ¿Trabajan en mi idioma y en los horarios en que manejo?
- ¿Prometen cargas o ingresos garantizados? Tenga cuidado si lo hacen.
Cómo responde GFS
Usted aprueba cada carga. Las cuentas y el alta con brokers quedan a nombre de su empresa. Los términos van por escrito. Atendemos check calls y papeleo, en inglés y español. Y nunca garantizamos cargas, tarifas ni ingresos.
Términos del transporte, explicados
- Rate confirmation (rate con)
- El acuerdo escrito del broker para una carga: datos de recogida y entrega, tarifa, cargos adicionales y condiciones. Léala completa antes de firmar.
- BOL (bill of lading)
- El documento de embarque que se emite en la recogida y describe la carga. Viaja con ella.
- POD (prueba de entrega)
- El BOL firmado o recibo de entrega que muestra que la carga llegó. Brokers y compañías de factoring lo necesitan para pagar.
- Detention
- Pago por el tiempo retenido en el shipper o receptor más allá del tiempo libre indicado en la rate con, si la rate con lo contempla.
- TONU
- Truck Ordered Not Used: un cargo que algunos brokers pagan cuando cancelan una carga después de que usted fue despachado, si se acordó.
- Deadhead
- Millas recorridas vacío, normalmente para llegar a una recogida o regresar a casa. Cuestan combustible y tiempo sin pago directo.
- Factoring
- Vender sus facturas a una compañía de factoring para cobrar más rápido, a cambio de una comisión.
- GVWR / GCWR
- Peso bruto nominal del vehículo y peso bruto nominal combinado: el peso máximo del fabricante para un vehículo, o para vehículo más tráiler. Influyen en los requisitos de licencia y registro.
- Número USDOT
- Un identificador federal que la FMCSA asigna a muchos transportistas comerciales. Si lo necesita depende de su operación.
- Número MC
- La autoridad de operación de la FMCSA para transportistas de alquiler en comercio interestatal, cuando el tipo de operación lo requiere.
Lista para nuevos transportistas
Un punto de partida general. Los requisitos varían según la operación y el estado, así que confirme cada punto con la fuente oficial o un profesional con licencia.
- Entidad del negocio, EIN y cuenta bancaria empresarial
- USDOT y, si se requiere, autoridad MC (a través de la FMCSA)
- Registro BOC-3 de agente de proceso, si su autoridad lo requiere
- Seguro comercial que cumpla los mínimos de brokers y federales
- W-9, carta de autoridad y certificado de seguro listos para enviar
- Acuerdo de factoring o un plan para los plazos de pago de brokers
- Un sistema de archivo para rate cons, BOLs, PODs y recibos de combustible y mantenimiento
- Su costo por milla y su tarifa mínima aceptable
Fuentes oficiales
GFS no es una agencia gubernamental. Para requisitos oficiales, consulte directamente:
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